弊社では労務手続きにSmart HRというアプリを利用しています。
このサービス、とても使いやすく重宝しているのですが年末調整をしていて困ったことがありました。
「源泉徴収票にマイナンバーの記載ができない」のです。
Q4. SmartHRに登録されている情報からマイナンバーを反映できる？
いいえ、源泉徴収票にマイナンバーを印字できる項目はありません。
ただし、別のシステムで作成したマイナンバー印字ありの源泉徴収票をお持ちの場合、PDFファイル形式で従業員さまへ配布していただけます。
PDFファイルを源泉徴収票に取り込む方法は、以下の記事をご覧ください。
https://knowledge.smarthr.jp/hc/ja/articles/360039267474-%E6%BA%90%E6%B3%89%E5%BE%B4%E5%8F%8E%E7%A5%A8%E3%81%AE%E3%82%88%E3%81%8F%E3%81%82%E3%82%8B%E8%B3%AA%E5%95%8F
一般的に配布用の源泉徴収票には個人情報保護の観点から個人番号を記載しません。
しかしながら、税務署提出用の源泉徴収票や地方自治体に送付する給与支払報告書の資料としては、
従業員の個人番号を記載したデータを送らなければならないのです。
マネーフォワード上でマイナンバーを管理している場合問題ない
弊社では年末調整をSmart HRで実施し、データをマネーフォワード給与にCSVで連携し、
法定調書類を作成し、改めて従業員に対してはSmart HRで配布しています。
しかし、当初入諸手続きをSmart HRで行い、社会保険手続きを実施していた弊社は、
マネーフォワード給与上ではマイナンバーを管理していないため、
マネーフォワード上で作成される法定調書にはマイナンバーの記載がされていません。
結局の所、従業員に対して配布する書類作成としては問題ないものの、
行政手続きで使用する書類としてはマイナンバー記載が義務付けられており、非常に問題があります。
この問題を解消するにはマネーフォワードのマイナンバー管理アプリを利用して、
マネーフォワード給与で作成される源泉徴収票にもマイナンバー記載ができるよう、
データを整えておく必要があります。
マネーフォワード給与ではマイナンバーを記載するか否かは選択することができますので、
行政手続き用にマイナンバー記載のものを出力することも、
従業員用にマイナンバーを記載しないものを出力することも可能です。
Smart HRをメインで使ってきた弊社では、「まさかこんなところで！」と思いました。