「口座名義の不一致がありました」
新しい人や取引先だと口座番号や支店名が誤っていることはあるのですが、
いつも給与を支払っている社員でもたまにこういうことが起こってしまいます。
銀行は口座名義が新しい名義に変わっていれば、
たとえ継続取引していても、口座番号が合っていても振込を止めてしまいます。
確かに別人に誤送金してしまったら取り返し付かないですからね。
こうした口座不一致や口座が見つからない場合は銀行からすぐに連絡が来ますので、
電話口で対応すればすぐに再度振り込みをして頂けます。
ただ、手数料として800円ほどかかることが多いようです。
最初は今回始めて試した全銀データを使った総合振込でエラーが出たのかと思いました。
しかし、それ自体はうまくできていたようです。
（こちらもかなり効率化に繋がりました。次回まとめたいと思います）
名字が変わる際は口座名義もチェックする！
社保手続き等はマイナンバーで自動でやってくれるものの、
口座名義は初めてのことだとあまりそこまで気が回らないところでした。
弊社で利用しているSmart HRというサービスで従業員情報を管理すると、
用紙やエクセルに情報を書いてもらわずとも、
スマホや自宅のパソコンから従業員の住所変更や氏名変更手続きができます。
これはとっても便利なのですが、
これまで会社でバリバリやっていた「労務のプロ」的な視点では見てないので、
ある意味従業員の手続きどおりにシステムで運用されてしまうというところもあります。
「名字が変更されるときは口座名義も変更する」
個人的に盲点だったのでかなり学びになりました。
全銀協のWebページに「戸籍上の名義が変わったら銀行に相談」というものがありました。
名字が変わった場合も、旧姓のままで口座を維持したい場合も手続きが必要です。
- 結婚して名字が変わった場合
金融機関によりますが、基本的に以下のような手続きとなります。取引銀行の窓口に、「すべての通帳・証書・キャッシュカード 」、「これまでの印鑑（お届け印）」、「今後お使いになる印鑑」、｢改姓前と改姓後のお名前が把握できる公的な書類（戸籍謄本・抄本など）｣を持って行く。
窓口に備え置いてある「変更届」、「印鑑届」、「カード暗証届」に記入して、窓口に提出する。
- 名字は変わったけど旧姓のままにしたい
戸籍と口座を一致させておかないと不都合が生じる可能性がありますので、まずは取引銀行に相談してください。例えばペイオフで保証される場合、現在の名前と口座が違えば本人とみなされない場合があります。定期預金なども下ろす時本人確認が必要となります。ほかにも公共料金、クレジットカードの引き落とし時に名義が違えば引き落としできなくなりますので、名字が変わったら出来るだけお早目に取引銀行に相談してください。
基本的には戸籍上の氏名が変わったら口座名義もそれに一致させることになるようですが、
最近は口座名義を変更しても旧名義でそのまま使える場合もあるとのことで、
利用している銀行に聞いてみると良いかもしれません。
Smart HRとMF給与の連携も元データが修正されないと意味ない！
こうした従業員情報を扱うシステムであるSmart HRは他の給与計算ソフトと連携ができます。
ですから、変更情報も連動させてすぐに修正することができます。
労務担当者がエクセルからコピペしてシステムに登録し直すことも不要です。
ただし、更新対象となる人はこちらで選択しないといけませんので、
誰がどういう手続きをしたのかは把握して、更新をかけないとなりません。
ですから従業員が口座名義を変更してないまま更新をかけないよう、
バックオフィス担当者として口座名義も修正がないか聞いておく必要があります。
「口座名義を変更される場合はこちらもご変更下さい」と伝えておくのがベストですね。
まとめ
従業員の個人情報が変更されるときはそれに伴って他の情報がどう変更されるか把握しよう！
現在は社会保険手続きについてはすべてマイナンバーで連携されているので、
会社として変更手続きを行うことは基本的にはなくなりました。
しかし、銀行口座は会社の給与用口座として登録している情報も変更が必要になります。
このあたりは一人の社員は全く想像つかないところですので、
バックオフィス業務担当者がアシストして確認しておきたいところです。