新型コロナの影響でテレワークを導入した会社も多いと思います。
多くの会社では新しくテレワーク規則を定めて運用しています。
そんな会社の規則は就業規則のひとつということができますので、
10名以上の従業員を雇用する事業所は管轄する労働基準監督署に提出することが必要です。
ちなみにテレワークについては就業規則に定める必要性はないものの、
様々な費用負担の取り決め等明確にした方がなにかとルールが明確化されます。
厚生労働省からテレワークに関する規則についてのモデルも提示されていますので、
ぜひこちらを参考にして自社にあったルールを構築しましょう。
就業規則と規程もアジャイルで開発しよう
就業規則は、必要な事項を会社のルールとして定めるものです。
ですから、最低でも就業規則は年に1回ほど見直しを行います。
しかし、今回のコロナのように急に何らかの取り決めが必要になることもあります。
ですから本当は必要な事項がすぐに規則に反映されるべきです。
そうは言っても通常業務がある中でこうした規則の作成や、
改廃をするには少し労力がいります。
しかも、内容検討と修正には政治的に調整も必要だったり時間もかかります。
また、作成したとしても従業員にも内容を目を通して貰う必要がありますから、
意見書をお願いしたら従業員も時間がかかるでしょう。
その他印刷や送付手続き、書類のダウンロード等事務に1時間、
費用も郵送や印刷代がかかります。このようにして、仕事が増えてしまいます。
弊社では基本的には規程類は全社員が閲覧可能な社内ポータル上に開示しており、
修正がある場合は全員に通知したり、会議で議題に上げているので、
常に修正しながら、アジャイル的に運用しています。
規程が多すぎても皆が十分に理解できていないことになりがちですが、
基本的には就業規則は常識的に会社運営で必要なことが書かれているものです。
法律上必要なものなので「ない」ということはあってはなりませんが、
一度は目を通して頂ければ良く、会社と社員の信頼関係のほうが重要です。
そのため、常にコミュニケーションが取れるように、
就業規則はオンラインで誰もが閲覧可能な状態にした上で、
新しく改廃する事項についても全員に連絡するようにしています。
就業規則を電子申請するメリット
就業規則といってもある程度規則類が整っている会社では、
別途規則類を整備していることが多いと思います。
例えば、弊社では産休育休・介護規程、慶弔見舞規程、
テレワーク規程、出張旅費規程等があります。
こうした就業規則に付随する規程類はこまめに変更があります。
弊社も今回のコロナの影響で初めて「テレワーク規程」を作成しました。
こうした規程類は、管轄する労働基準監督署に提出するのですが、
これまでは一度作成した規程を印刷して、従業員の意見書を作成して、
郵送で2部（1部控え）を作成し返送してもらっていました。
この手間といったら意外と大変です。
しかし、本質的に必要な仕事は規定の作成（修正）と従業員の意見です。
必要な規定が作成されており、常に誰でも見れるようにしておくこと、
そして、変更がある場合従業員に内容についての意見を伺うこと。
この2点に時間を割いていればその役割は果たせるはずです。
ですから、就業規則は常に時代やそのときに必要な事項を加えて修正をして、
意見を聞いたらすぐに労基署に提出するほうが良いと思います。
郵送での手続きが必要だと余計な事務作業が発生しますが、
電子申請ができれば、オフィスや自宅から好きなときに提出するだけです。
まさにテレワークにふさわしい方法として電子申請のメリットは絶大です。
就業規則の電子申請方法（e-Gov）
まず、電子申請を行うには「電子署名」が必要です。
こちらは基本的には法務局の電子証明書を使うことをおすすめします。
なぜなら、一番安価に確実に取得することができるからです。
（民間の電子証明書も利用できますし、マイナンバーカードも利用できます）
マイナンバーカードも使えるが法務局のがおすすめ！
マイナンバーカードを使わない理由は法人として就業規則を提出する際に、
代表者の電子証明書としてマイナンバーカードを利用すると、
マイナンバーカードを担当者に預ける必要が出てくるからです。
必要な際に会社にマイナンバーカードを持って行き、随時署名するのも良いですが、
カードリーダーは購入しなければなりませんし、面倒だと思います。
それより、法務局の電子証明書を取得することで、
法人代表者としての電子証明書ファイルを、
会社の専用のPCに保存しておくことができます。
これにより、いつでも担当者が電子署名をすることができます。
もちろん、パスワードがありますから誰でも署名できるわけではありませんから、
ファイルを保存しておいても代表者だけが事務用PCから署名することも可能です。
e-Govから就業規則届を検索する
電子証明書の準備ができたらe-Govの専用アプリケーションをインストールし、
こちらのページから電子申請手続検索画面を開いてください。
検索窓に「就業規則」と入力して検索すると、
「就業規則（変更）届（各事業所単位による届出）」というものがありますので、
こちらをクリックして下さい。
こちらを開くと次のような画面が開きます。
使うのは「就業規則（変更）届【労働基準法第８９条第１項関係】」です。
（改めてe-Gov全般に言えるのですが、どの項目が必要なのかがわかりにくいですよね。
必ずしも必要ではない項目もありますので初見では提出が難しいのです。）
労働者の過半数を代表する者の意見書はスキャナーで電子化して添付
従業員の意見書が必要なのですが、従業員の電子署名は入手が難しいため、
紙に書いてもらったものを電子化して添付書類として提出したいと思います。
このように、従業員にちゃんと意見を伺った上で意見書を作成し、
それをスキャンしたものを添付すれば受理されます。
（署名の意味があまりないような気がしますが…
メール等で意見を伺った場合はそのメール等も残しておくと良いかもしれません）